Excel (ili sveska) ili aplikacija za upravnika zgrade?

Excel (ili sveska) je dovoljan upravniku zgrade dok je zgrada mala, dok gotovo svi plaćaju na vreme i dok evidenciju vodi jedna osoba koja je savesna; aplikacija se isplati onog trenutka kada upravnik počne da troši vreme na uparivanje uplata, jurenje dužnika i odgovaranje na pitanja stanara. Ovaj tekst ne tvrdi da je aplikacija uvek bolja - tvrdi da odluka zavisi od toga gde vam odlazi vreme.

Poređenje je pisano za upravnike stambenih zajednica u Srbiji koji vode evidenciju naknada, uplata, dugovanja, skupština i održavanja, i razmišljaju da li da pređu sa tabele na namenski program kao što je Comsho.

Kada je Excel dovoljan?

Excel je dovoljan kada su istovremeno ispunjena tri uslova: zgrada ima malo stanova, dugovanja praktično nema i sve vodi jedna osoba. U takvoj zgradi mesečni posao staje u nekoliko redova tabele, a svaka aplikacija bi donela više podešavanja nego koristi.

• Mala zgrada, mali broj stanova. Kada upravnik lično zna svakog vlasnika i vidi ko je platio već iz izvoda, tabela je pregledna sama po sebi.
• Nema hroničnih dužnika. Ako svi plaćaju redovno, nema potrebe za opomenama, praćenjem starosti duga i dokumentacijom za advokata.
• Jedna osoba vodi sve. Excel radi dobro dok ga uređuje jedan čovek. Problemi počinju kada tabelu dele dvoje ili kada upravnik mora da je preda nasledniku.
• Stanari ne traže uvid. U zgradama sa visokim poverenjem niko ne pita za stanje računa zgrade, pa ne postoji ni pritisak da se ono stalno prikazuje.

Šta Excel ne rešava?

Excel ne rešava ništa što se dešava van same tabele: ne šalje račune, ne upoređuje uplate sa izvodom, ne podseća dužnike i ne pokazuje stanarima njihovo stanje. Sve to upravnik radi ručno, a tabela samo beleži rezultat.

• Uparivanje uplata. Izvod iz banke se čita i prepisuje red po red. Uplata sa pogrešnim pozivom na broj ostaje „ničija“ dok je upravnik ne pronađe.
• Računi za stanare. Tabela ne pravi uplatnicu. Upravnik ili kopira podatke u poseban dokument, ili stanari plaćaju „napamet“ - što povećava broj uplata koje se ne mogu upariti.
• Opomene. Excel ne zna ko kasni tri meseca dok neko ne napravi formulu, a opomenu i dalje treba napisati, odštampati i uručiti.
• Pitanja stanara. Svako „koliko dugujem“ i „koliko para ima zgrada“ je poziv ili poruka na koju upravnik odgovara lično.
• Istorija i predaja. Kada se upravnik promeni, tabela često ode sa njim ili stigne bez objašnjenja formula i skraćenica.
• Skupština i održavanje. Zapisnik, kvorum, rokovi za servis lifta i prijave kvarova žive u drugim fajlovima, sveskama ili porukama.

Excel ili aplikacija: poređenje po zadacima

Tabela ispod poredi Excel ili svesku sa aplikacijom za upravnike (na primeru Comsho-a) po zadacima koje upravnik zgrade u Srbiji obavlja svakog meseca ili svake godine: obračun, račune, uplate, dugovanja, skupštinu, održavanje i komunikaciju sa stanarima. Kolona „Excel / sveska“ opisuje šta upravnik radi ručno, a kolona „Aplikacija“ šta radi sistem.

Najveća razlika nije u samom obračunu - obračun po stanu ili po m² se u Excel-u napravi za jedno popodne. Razlika je u svemu što dolazi posle obračuna: da li račun stigne do stanara sa ispravnim podacima za plaćanje, da li se uplata sama upari i da li dužnik dobije opomenu bez da upravnik mora da se seti.

Gde upravniku sa Excel-om odlazi najviše vremena?

Upravniku koji vodi zgradu u Excel-u najviše vremena obično odlazi na uparivanje uplata sa izvoda i na odgovaranje stanarima, a ne na sam obračun. Tačan broj sati zavisi od zgrade, pa je najpošteniji način da proverite sopstvenu situaciju jednostavan test.

1. 1Jedan mesec zapisujte koliko vremena trošite na izvod: otvaranje, prepisivanje i traženje čija je koja uplata.
2. 2Zapisujte svaki poziv ili poruku tipa „koliko dugujem“, „da li je legla uplata“ i „koliko para ima zgrada“.
3. 3Prebrojte stanove koji kasne duže od dva meseca i koliko ste im puta pisali ili zvonili.
4. 4Ako je zbir mali i ne smeta vam, ostanite na Excel-u. Ako se ponavlja svakog meseca, to je vreme koje aplikacija preuzima.

Kada je aplikacija bolji izbor od Excel-a?

Aplikacija je bolji izbor od Excel-a kada zgrada ima dužnike, kada upravnik vodi više zgrada ili kada stanari traže uvid u novac. U sva tri slučaja ručni posao raste sa brojem stanova, a aplikacija ga svodi na proveru.

• Zgrada ima dužnike. Redovne opomene zasnovane na tačnom stanju duga su osnova naplate. Više o redosledu koraka u tekstu Naplata zajedničkih troškova i dužnici.
• Vodite više zgrada. Svaka dodatna zgrada u Excel-u je nova tabela, novi izvod i nova grupa stanara. Za firme sa većim portfeljem pogledajte softver za upravljačke firme.
• Stanari ne veruju brojkama. Kada svaki vlasnik vidi svoje račune i stanje računa zgrade, sumnja se smanjuje bez sastanka.
• Planirate skupštinu sa glasanjem. Provera kvoruma i zapisnik iz sistema smanjuju rizik da se odluka ospori zbog procedure. Detaljnije u tekstu Skupština stanara: kvorum, glasanje i zapisnik.
• Zgrada ima lift i redovno održavanje. Podsetnici za servis i knjiga održavanja zamenjuju svesku koju niko drugi ne vidi.
• Planirate da jednog dana predate zgradu. Evidencija u aplikaciji ostaje vezana za zgradu, a ne za laptop upravnika.

Kako preći sa Excel-a na aplikaciju bez haosa?

Sa Excel-a na aplikaciju najbezbolnije se prelazi od početka novog obračunskog meseca, uz dug po stanu prepisan iz poslednje sređene tabele kao „stari dug“. Tako ne morate da unosite celu istoriju, a tabela ostaje kao arhiva.

1. 1Sredite tabelu: za svaki stan proverite površinu, vlasnika i trenutni dug.
2. 2Unesite zgradu i stanove u aplikaciju i postavite ključ raspodele (po stanu ili po m²) i iznose prema odluci skupštine.
3. 3Unesite zatečeni dug po stanu kao „stari dug“ - to je jedini podatak iz prošlosti koji vam zaista treba.
4. 4Pozovite stanare u aplikaciju da vide račune i uplaćuju preko QR koda.
5. 5Prvih mesec-dva vodite obe evidencije paralelno i uporedite rezultat. Kada se poklope, Excel ostaje samo arhiva.